Принципы управления временем

Тайм-менеджмент

Все мы обладаем порогом эффективности. Будучи абсолютно уверенным в своих силах, каждый из нас склонен увеличивать предел загруженности в надежде на навыки и стрессоустойчивость. Рано или поздно все достигают лимитов и оказываются этим неприятно удивлены. Обратившись к разным интернет-статистикам, можно заключить, что человек тратит на работу половину своей сознательной жизни. А вдруг, применив несколько секретов эффективности, можно будет выкроить 5% данного времени под свои нужды? Именно об этом и пойдёт речь в сегодняшней статье.

Мы постарались агрегировать советы по эффективному управлению временем из разных источников и готовы представить несколько принципов тайм-менеджмента, основы которых перетекают из одной бизнес-литературы в другую. К слову, эти принципы служат нам верой и правдой и по сей день.

Принцип первый: Определение самой важной задачи (СВЗ)

Именно от оперативности выполнения сотрудником его ключевых задач и зависит его эффективность в рамках компании. Первостепенным инструментом для решения комплексной задачи является её разделение на составные задачи. Всех нас пугают громоздкие задачи, особенно в том случае, когда только на ваших плечах лежит ответственность за их выполнение. В терминологии тайм-менеджмента страх перед самой важной задачей (СВЗ) называется “игнорированием далёких слонов”. Вы попросту откладываете то время, когда приступите к выполнению задачи, ведь “слон” едва-едва мелькает пятнышком на горизонте. Ну и поскольку все мы знаем, насколько большим может вымахать слон, то его приближение с завидной для слона скоростью уменьшает ваши шансы на успех выполнения задачи. А также даёт ложную мотивацию выполнения. Не тот вид мотивации, в конце которого вы получаете премию за выполнение работ раньше срока. Скорее тот, где вы делаете всю работу в “приемлемом качестве”, чтобы не понести за нее дальнейшие санкции. Слон ведь может растоптать. Однако никто не мешает вам “съесть слона” перед тем, как он до вас доберется.

Как вы уже поняли, слоны в терминологии тайм-менеджмента это очень крупные задачи. Такие задачи необходимо делить на менее трудоемкие. Разделите “слона” на “бифштексы” и не стесняйтесь отобедать в день по такому бифштексу. Так вы доберетесь до слона раньше, чем он до вас. Не забывайте, что разделение задачи на подзадачи скорее всего повлечет за собой появление тех подзадач, которые вы хотите делать меньше всего. В тайм-менеджменте они носят название “лягушек”. И вам не захочется оставить себе блюдо из “лягушек” даже за несколько недель до сроков сдачи задания. Помните о своей мотивации. И подумайте, что произойдет с ней во время работы с самыми неприятными для вас задачами.

В основу принципа “слонов и лягушек” положена организация дня таким образом, чтобы раз в день вы отрезали часть от “слона” и съедали одну “лягушку”. Так вы не только снизите уровень стресса, но и сможете радоваться выполнению одной части большого задания и не сильно расстраиваться при поедании “лягушек”. Не забывайте себя поощрять за выполнение задания!

Конечно, в некоторых случаях достаточно сложным является выделение самой важной задачи, ведь на определение оной существенно влияют такие человеческие факторы, как уже упомянутая мотивация и получение удовлетворения от выполнения поставленной цели.  Некоторые люди позволяют себе постановку “упрощенных” целей (Например: проверка почты, лишние коммуникации, и подобное), так как простота их выполнения и ложное пресыщение от количества завершенных задач позволяют отложить “лягушку” в своём списке дел. Это повлечёт за собой ситуацию, при которой от “слона” отрезается меньший кусочек, нежели запланировано.  Составление и решение лёгких задач утром может быть заманчивой перспективой. Но и начало рабочего дня с выполнения сложных задач может послужить контрпродуктивной мерой для ваших показателей эффективности.

Утренние часы хороши не только тем, что большинство людей в это время находятся на пике своих когнитивных способностей, но и тем, что утром гораздо реже возникают непредвиденные вопросы и проблемы, требующие вашего срочного внимания.  Начните утро с креативных задач, а рядовые решайте после. Даже если “лягушка” входит в креативную задачу, решайте её после “слона”. И не забывайте поощрить себя за это!

Последним по списку, но не по значению станет правило 6 П: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели. Есть негласное правило: Если цели нет на бумаге, то её не существует. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. С вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Вычеркните выполненную задачу из списка и выдохните. Чувство “завершенности” будут мотивировать вас работать дальше. Старайтесь разложить задачу на составные части так детально, как только сможете, пока список не станет “прозрачным” и простым в выполнении. Старания при составлении списка подзадач можно охарактеризовать принципом Парето: 20% усилий дают 80% результата.

Важно при определении СВЗ:

  • Делить сложные задачи на более простые.
  • Не откладывать неприятные задачи. Делать их наряду с простыми, чтобы сохранять баланс стресса и чувства завершенности от выполнения задачи.
  • Займитесь креативными задачами утром. Рядовые выполняйте на протяжении дня.
  • Предварительно планируйте свой день.
До:
uprav-vrem_1
После:
uprav-vrem_2

Второй принцип: Наличие буферного времени

Согласно концепциям тайм-менеджмента, всё наше время делится всего лишь на три категории, в зависимости от того, как оно расходуется:

  1. Время результатов – все работы по достижению поставленных целей в значимых для вас областях. Как личных, так и профессиональных
  2. Буферное время – время, в которое мы создаем плацдарм, некую “основу” для выполняемых заданий в категории времени результатов
  3. Время отдыха – время, которое мы отводим на восстановление внутренних ресурсов организма. Приведение в порядок физического и психического здоровья.

Не удивляйтесь, что данный принцип и все последующие будут пересекаться с принципом выполнения самой важной задачи. В конце концов, мы говорим об эффективности, а самый главный параметр эффективности – время. Которым мы не обладаем в том объеме, в котором нам кажется. В конце концов день состоит всего лишь из 1440 минут. Отнимите 15 минут на консультацию и 30 минут на телефонный звонок не по делу из 1440. Сокращение времени почувствовалось в более остром ключе, не правда ли?

У буферного времени, бесспорно, очень высокая поддерживающая роль для времени результатов. Набросав пример своего ежедневного расписания, учитывая время для “слонов”, “лягушек” и вашей СВЗ, уделите время распределению часа времени в день в графу “Буферное время”. Не планируйте ничего на это время, несмотря на искушение. В общем и целом, вы бы всё равно потратили это время на разговоры, проверку почты, возможное посещение социальных сетей и другие незапланированные минутные задачи. Да, это будут пятиминутные перерывы в выполнении задач, и визуально они менее глобальны, чем час времени с незапланированной деятельностью. Но 5 минут сдвигают выполнение иной задачи на 5 минут, повторные 5 минут сдвигают выполнение еще одной задачи на 10 и вы сталкиваетесь с тем, что одну задачу нужно уже перенести на завтрашний, полностью распланированный день.

Также, если вы собираетесь в отпуск, рекомендовано окружить отпускные дни “буферными днями”, чтобы у вас была возможность ответить на все звонки и разобрать всю корреспонденцию за день “до”. И соответственно, влиться в течение рабочей недели в первый день “после”.

По статистике, самыми распространенными «поглотителями времени» являются:

  • непрошеные посетители (как внутренние клиенты, так и внешние);
  • незапланированные телефонные звонки;
  • неумение сказать «нет»;
  • синдром откладывания.

Чем может быть полезно введение “Буферного времени”?

Непрошеные посетители. Если у посетителя есть дело, сутью которого станет достижение определенной выгоды, он подстроится под ваше “буферное время”. В противном случае согласует с вами “встречу”, а не “появление”.

Незапланированные телефонные звонки. Если суть беседы – неформальная, то ваша просьба перенести разговор на “буферное время” снизит желание звонившего побеспокоить вас, и он, либо утратит к нему интерес, либо вернётся к нему в ваше свободное время.

Неумение сказать «нет». Вы всегда можете сделать заметку про тему беседы, и при наличии “буферного времени” проявить инициативу в повторном поднятии темы для обсуждения. Уделите внимание тону: разделяйте в глазах человека “личный отказ” и “отказ в связи с рабочей загруженностью”.

Синдром откладывания. Уделите “буферное время” тому списку, где вы разделили СВЗ на задачи. Скорее всего ту задачу, что вы отложили, вы недостаточно разложили на подзадачи. Помните про наличие “лягушек” и последствия откладывания самых неприятных задач в виде снижения мотивации.

Буферное время не только сокращает процент вашего отвлечения с задачи на задачу, но также и даёт резерв для того, чтобы улучшить качество выполнения тех задач, над которыми уже была проделана определённая работа.

Подведем итог:

  1. Без утверждения в своем графике “буферного времени” эффективность управлением “временем результатов” будет снижена.
  2. Утверждение буферного времени фильтрует общий поток нерелевантной информации, доходящей до вас.
  3. Буферное время даёт вам резервы, необходимые для оптимизации времени выполнения приоритетных задач.
  4. Постоянное напоминание себе о том, что у нас есть только 1440 минут в день помогает контролю времени.
  5. Отказ – это “нет” одним возможностям, но “да” другим. Эффективное выполнение задач способствует росту мотивации.
До:
uprav-vrem_3
После:
uprav-vrem_4

Третий принцип: Принцип “всего для всех”

С временем весьма сложно тягаться. Время – играющий без промаха игрок

Бодлер

При выполнении задач время – валюта, которая, к сожалению, не подлежит ни обмену, ни возврату. При ежедневном планировании мы достигаем некого компромисса между временем и самим собой. Но даже с достижением определенных успехов в этой области все мы сталкиваемся с ситуациями, когда день заканчивается, а поставленная задача не выполнена вовремя. Как следствие, это приводит к стремительному развитию прокрастинации. Самым неприятным фактором в данной ситуации будет являться то, что даже при методическом подходе к работе, вы начнете винить в этом себя, ведь это вы сделали меньше в определенный день. В части случаев это правда. При других обстоятельствах, вы начнете искать в себе некий изъян, которого скорее всего и нет, но ваш уровень мотивации значительно снизится, в то время, как стресс начнёт переноситься в другие сферы жизни.

Ведь всех дел не переделаешь:

  • Всегда можно успеть сделать больше в офисе.
  • Всегда можно больше провести времени в рутинных обязанностях.
  • Всегда можно было больше сэкономить или заработать.
  • Всегда можно больше.

Американские исследования зачастую указывают на проблему с перфекционизмом. Пытаясь быть “всем для всех”, рассеиваясь, вы упускаете из виду как настоящие задачи, так и настоящие возможности. Мы можем позволить себе бесконечное количество дел, бесконечное стремление сделать их еще больше. Но в день мы можем позволить себе 1440 минут. Которые нужны нашей работе, нашей семье и нам. Помните об этом.

До:
uprav-vrem_5
После:
uprav-vrem_6

Четвертый принцип: принцип Помидора

Что же касается ограничений и накладывания на себя мер, то здесь вам поможет “метод помидора”. Автором метода является итальянский студент Франческо Черилло, который вдохновился кухонным таймером в виде помидора, что и побудило его дать принципу такое название.

Принцип “помидора” предельно прост. Вам отводится на работу 25 минут. Затем пятиминутный отдых. Считается, что это время, оптимальное для поддержания идеальной дисциплины. Мы пользуемся основами этого принципа, но в срезе времени 50 минут работы/10 минут отдыха. Время на отдых позволяет переосмыслить выполнение работы, способствует эмоциональной разгрузке.

Важно! «Помидор» нельзя разделять! «Помидор» — это 50 минут чистой работы, которые посвящены выполнению поставленной задачи. Для того, чтобы процесс получился наиболее эффективным, желательно, чтобы под рукой был таймер. Настраиваем таймер, погружаемся в работу, выполняем, отдыхаем. Когда таймер прозвенел, отмечаем это в своем списке задач и отправляемся на свой заслуженный перерыв. Ключевой момент: после сигнала, оповещающего о начале отдыха, необходимо все оставить и идти отдыхать. Даже если будет убежденность в том, что ещё чуть-чуть и задача будет завершена, оставляйте всё и меняйте обстановку.

Но иногда бывает и так, что задача уже завершена, а «помидор» ещё тикает. Что ж, отлично! Вот хороший повод, чтобы пересмотреть то, что сделано, оценить и поправить. Мелкие задачи, каждая из которых на помидор не тянет, можно объединять в один помидор. Защищайте свои помидоры. Отложите все отвлекающие факторы для “буферного времени”. Вы не должны разрезать “помидор”. Он неделим.

Суть данного метода держится на следующих концепциях:

  1. Такой путь рассматриваемого времени облегчает тревожность и тем самым приводит к повышению эффективности.
  2. Концентрация повышает нашу фокусировку на задаче, тем самым повышая качество выполнения.
  3. Использование таймера облегчает применение техники. Многие техники управления временем терпят крах, поскольку они вносят больше сложности при их внедрении, нежели сложность самой задачи.
До:
uprav-vrem_7
После:
uprav-vrem_8

В заключение хочется добавить, что существует очень много принципов, стратегий и схем, которые позволят нам “договориться” со временем. Все концепции времени очень субъективны, нет какого-то универсального рецепта. Вы всегда можете взять несколько принципов и разработать из них новый, более подходящий именно вам. Экспериментируйте, ведь порогов эффективности нет!

Ниже приведён список книг, благодаря которым мы смогли познакомиться с различными техниками эффективного управления временем.

  1. 15 секретов управления временем. Как успешные люди успевают все / К.Круз
  2. 12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев / Б.Моран, М. Леннингтон
  3. Тайм-менеджмент по помидору: Как концентрироваться на одном деле хотя бы 25 минут / Ш. Нетеберг